اقتباس از استیو گاردنر
• اولین گام برای برنامهریزی تهیه دستور کارهاست.
• فهرستی از دستور کارها، اهداف و ایدهها تهیه کنید و آنها را در سه فصل از هم جدا کنید: «بلند مدت»، «میان مدت»، و «کوتاه مدت». کوتاه مدتها را به نوبه خود، به سه فصل «هفته»، «فردا» و «امروز» تقسیم کنید.
• بنابراین، و در نهایت، شرح وظایف خود را به پنج رده تقسیم کنید: بلند مدت/ میان مدت/ هفته/ فردا/ امروز. اگر برنامه خود را با رایانه جیبی تنظیم میکنید، میتوانید این پنج نوع تَسک را در بخش مربوط به تَسکها برای خود تعریف کنید.
• کار شما، به عنوان مدیر، تا قدر زیادی، اطلاعات جمع کردن، مذاکره کردن و در نهایت، تکمیل و مدام، بروز کردن این پنج رده کاری است.
• علاوه بر تدارک دستور کارهای جدید، و قرار دادن آنها در این ردهبندیها، یک کار دیگر شما قبل از تنظیم برنامه هر نیم روز، روز، فردا و هفته، این است که این تَسکها را اولویتبندی کنید.
• بهترین و بیشترین وقت را به کارهایی با اولویت بالاتر اختصاص دهید.
• موفقیت شما در هر کاری که برای خود تعریف میکنید، تابع منابع مالی، خانواده، روحیه قوی، سلامت جسمی و عاطفی، و داشتن شخصیتی پخته و متعادل است.
• سعی کنید کسانی را که باید با شما در هر کار همراهی و همکاری کنند، نسبت به اولویتهای خود متقاعد کنید. بدون این همراهی، هر چه تلاش کنید، سر راه شما آنقدر ناهمواری سبز خواهد شد که عاقبت به نتیجه مطلوب نخواهید رسید.
• پس، فکر میکنم که به عنوان یک مدیر موفق، یکی دیگر از تکالیف شما این است که «مذاکره کنید». پس، «فن مذاکره» را بیاموزید.
• به نحوه صرف وقت خود نظارت سختی داشته باشید. وقت را رها نکنید تا برود.
• وظایف مندرج در رده پنجم، یعنی کارهای روزانه را به ترتیب اولویت در اوقات نیم روز خود توزیع کنید.
• وقت خود را فقط در جهت تحقق این اهداف صرف کنید. قانون سختی داشته باشید: هیچ کاری خارج از آنچه برنامهریزی شده است انجام ندهید.
• دنبال راههایی بگردید که زمان در اختیار خود را به حداکثر و بیش از میزان پیشبینی شده برسانید، و برای این هدف، هیچ راهی ندارید جز آنکه با بهرهوری بالاتر از زمان، وقت لازم برای انجام کارها را کاهش دهید تا بتوانید در وقت محدود خود جا باز کنید.
• یک راه دیگر برای افزایش زمان در اختیار، گسترش تقسیم کار و استفاده از نیروهای اطراف برای صرفهجویی در انجام کارها و دستور کارهاست.
• مدام رایانه جیبی، یا بخش برنامهریزی موبایل خود را در دست داشته باشید، و تسکها و سپس تقویم روزانه خود را تغییر دهید.
• تردید نکنید که یک برنامه خوب، باید منعطف و متغیر باشد و به تغییرات محیط پاسخ مناسب را بدهد. در عین حال، بدانید که برنامه متغیر داشتن، بهتر از بیبرنامه بودن است.
• همینطور، عادت کنید که مدام، اولویتبندی دستور کارهای خود را تغییر دهید و آنها را بالا و پایین کنید. رایانههای جیبی به خوبی چنین امکانی برای انعطاف را در اختیار شما میگذارند.