برداشت آزاد از Mindtools؛ فقط ایدهای برای تأمل بیشتر
▬ گاهی تعلل در رفع انسداد تنگناهای ایجاد شده در زندگی و کسبوکار، موجب ایجاد هزینههای زیادی میشود که جبران آن خیلی آسان نیست، بنا بر این، بهتر است برای رسیدن به یک زندگی متوازن، روندهای منظم و حساسی برای رفع فرآیندهای نامتوازن داشته باشید.
▬ ممکن است با دو نوع تنگنا مواجه باشیم:
• تنگناهای کوتاه مدت: اینگونه تنگناها موجب بروز مشکلات موقت میشود. یک مثال خوب برای این نوع تنگناها، زمانی است که یک عضو کلیدی کارگروه شما، بیمار میشود یا به تعطیلات میرود و چون شخص دیگری توان و شایستگی وی را ندارد، تمامی افراد باید تا زمان بازگشت وی معطل بمانند.
• تنگناهای بلندمدت: این نوع تنگناها همیشه رخ میدهند. برای مثال، گزارش پایان ماه یک شرکت میتواند هر ماه به تأخیر بیفتد به این دلیل که یک نفر باید کل گزارش را از ابتدا تا انتها کنترل نهایی کند و این کار تا زمانی که کل گزارش آماده نشده باشد، ممکن نخواهد بود.
░▒▓ ۱. اول خودتان را درست و مستحکم کنید
▬ برای شناسایی تنگنا از شخص خودتان شروع کنید.
▬ آیا زمان یا موقعیت مشخصی در طول روز وجود دارد که موجب بروز استرس در شما شود؟ وجود چنین وضعیتی میتواند نشانه مهمی از یک تنگنا در زندگی شما باشد.
▬ اگر اشکال در خود شماست، بیهوده سازمان و گروه خود را تغییر ندهید. از خودتان رفع مشکل کنید.
• انتظار طولانی مدت: در چنین مواردی انتظار خود را واقعی کنید. برنامهریزی مناسب در رفع حالت انتظار مضمن کمک میکند.
• کارهای انباشته شده: مطابق نظر کورت لوین، وجود کارهای نیمه و انباشته شده، یک منبع تنش روانی است. برای برنامهریزی وقت مناسبی بگذارید. اساساً کار اصلی شما به عنوان مدیر، برنامهریزی است، نه کار گل. پس، بخش عمده وقت خود را برای برنامهریزی بگذارید، و هیچ کاری را بدون برنامهریزی انجام ندهید.
• بالا بودن سطح نگرانی و استرس: خیلی به فکر خدا باشید، و او را پشت و پناه خود بدانید، و برای این منظور، همیشه درستکار باشید.
░▒▓ ۲. نمودار جریان (FLOW CHART)
▬ استفاده از نمودار جریان به شما کمک میکند تا درک کنید تنگناها در کجای فرآیند اتفاق میافتند. نمودار جریان، با شکستن سیستم تا جزئیترین سطح به صورت ترسیم نموداری، موجب سهولت در بررسی میشود.
▬ ایجاد نمودار جریان قبل از بررسی، موجب میشود به سرعت متوجه شوید تنگنا در کجای فرآیند رخ داده است.
░▒▓ ۳. تکنیک پنج «چرا»ی متوالی (5WHY)
▬ این روش نیز به شما در شناسایی تنگنا کمک میکند.
▬ برای شروع، ابتدا مسأله به وجود آمده را به طور کامل تشریح کنید.
▬ سپس، با طرح متوالی پنج «چرا»، برداشت خود را از ریشه بروز تنگنا پنج سطح عمق ببخشید. تجربه نشان داده است که برای مقاصد عملی این پنج سطح، عمق مناسبی برای حل مسأله است.
مآخذ:...
هو العلیم